Sie haben gerade Ihre Zugangsdaten für das Extranet Club France Judo erhalten und die Benutzeroberfläche erscheint Ihnen etwas nüchtern. Mehrere Registerkarten, Module ohne offensichtliche Erklärung und die wiederkehrende Frage: Wo fangen wir an, damit der Club online ab dem neuen Schuljahr funktioniert? Die ersten Einstellungen bestimmen die gesamte Saisonverwaltung, von den Lizenzen bis zu den Prüfungen. Hier erfahren Sie, wie Sie sich ohne Zeitverlust in die Handhabung einarbeiten.
Verbindung und Sicherheit des Extranet Club FFJDA-Kontos
Bevor Sie auch nur einen Parameter ändern, verdient die Verbindung selbst besondere Aufmerksamkeit. Der Zugang zum Extranet Club erfolgt über das einheitliche Portal France Judo, das die E-Mail-Adresse verwendet, die auf Ihrem Lizenzformular angegeben ist. Wenn Sie Ihr Passwort nicht finden, sendet das Zurücksetzungsverfahren einen Link an diese Adresse.
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Ein Punkt, den die offiziellen Leitfäden oft überfliegen: Die Passwortpolitik wurde nach einem Cybervorfall, der den Verband betroffen hat, verschärft. Wählen Sie ein langes Passwort, das sich von dem Ihrer persönlichen E-Mail unterscheidet, und teilen Sie es nicht per E-Mail mit anderen Vereinsverantwortlichen. Es ist besser, für jede berechtigte Person einen persönlichen Zugang zu erstellen.
Sobald Sie eingeloggt sind, gelangen Sie zu einem Dashboard, das mehrere Module zusammenfasst. Eilen Sie nicht zur Eingabe der Lizenzen. Der erste Schritt besteht darin, zu überprüfen, ob die administrativen Informationen des Clubs aktuell sind, da diese dann in allen von der Plattform generierten Dokumenten übernommen werden. Ein Leitfaden, der die ersten Einstellungen des Extranet Club FFJDA beschreibt, kann Ihnen helfen, diese erste Überprüfung zu strukturieren.
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Clubdaten und administrative Parameter, die vorrangig konfiguriert werden sollten
Die Clubdaten sind der Personalausweis Ihrer Struktur im Extranet. Sie enthalten den offiziellen Namen, die Adresse des Dojos, die Kontaktdaten des Präsidenten und des Sekretärs sowie die Mitgliedsnummer. Sie denken vielleicht, dass diese Daten bereits von der Liga oder dem Bezirksverband ausgefüllt wurden. In der Praxis sind sie oft unvollständig oder veraltet.
Überprüfen Sie vorrangig die E-Mail-Adresse des Clubs. Diese erhält die Benachrichtigungen des Verbands, die Lizenzbestätigungen und die Saisonwarnungen. Wenn diese Adresse auf einen ehemaligen Verantwortlichen verweist, der das Büro verlassen hat, erhalten Sie nichts.
Gehen Sie dann zu den Informationen über die Trainingszeiten und die praktizierten Disziplinen über. Das Extranet unterscheidet zwischen Judo, Jujitsu, Kendo und den zugehörigen Disziplinen. Wenn Ihr Club nur Judo anbietet, ist es nicht nötig, die anderen Kästchen anzukreuzen. Das vereinfacht die Anzeige im Verbandsverzeichnis und vermeidet falsch ausgerichtete Lizenzanfragen.
Die zu vergebenden Führungsrollen
Das Extranet ermöglicht die Zuweisung spezifischer Rollen: Präsident, Schatzmeister, Sekretär, Lehrer. Jede Rolle hat Zugriff auf unterschiedliche Funktionen. Der Schatzmeister sieht die finanziellen Daten zu den Lizenzanträgen, der Lehrer hat Zugang zu den Prüfungen. Wenn Sie der einzige sind, der alles verwaltet, weisen Sie sich die notwendigen Rollen zu, beachten Sie jedoch, dass der Verband mindestens zwei berechtigte Personen empfiehlt, um eine Blockade im Falle einer Abwesenheit zu vermeiden.
Verwaltung der Lizenzen im Extranet France Judo
Die Beantragung von Lizenzen hat sich erheblich weiterentwickelt. Die Clubs werden nun ermutigt, jeden Mitglied auf das Portal moncompte.ffjudo zur individuellen Eingabe zu leiten. Der Lizenznehmer erstellt oder aktualisiert sein Profil selbst (Personaldaten, ärztliches Attest, Foto). Der Club validiert dann die Daten im Extranet.
Warum dieser zweistufige Prozess? Er reduziert manuelle Eingabefehler und Duplikate. Ein falsch geschriebenes Name im Extranet kann einen Prüfungsablauf oder eine Wettkampfregistrierung blockieren. Indem Sie den Lizenznehmer seine eigenen Daten eingeben lassen, sparen Sie Zeit und erhöhen die Zuverlässigkeit der Datenbank.
Die Lizenzen während der Saison validieren und verfolgen
Sobald die Anträge von den Mitgliedern übermittelt wurden, erscheinen sie im Modul “Lizenzen” des Extranets. Dort finden Sie den Status jedes Dossiers:
- Lizenz wartet auf Validierung, was bedeutet, dass der Club die Unterlagen überprüfen und die Mitgliedschaft bestätigen muss.
- Lizenz validiert, bereit zur Ausgabe. Der Lizenznehmer kann dann an offiziellen Wettbewerben und Prüfungen teilnehmen.
- Unvollständige Lizenz, oft wegen eines fehlenden ärztlichen Attests oder eines nicht konformen Fotos.
Bearbeiten Sie unvollständige Dossiers wöchentlich statt am Ende der Saison. Eine Verzögerung bei der Validierung hindert das Mitglied daran, an den Verbandsveranstaltungen teilzunehmen, was Frustration und Anrufe beim Club verursacht.
Häufige Fehler bei den ersten Einstellungen des Extranet FFJDA
Mehrere Fallen tauchen systematisch bei den Clubs auf, die das Tool entdecken. Diese im Voraus zu kennen, spart Stunden an Support.
- Die Identität “France Judo” (die Marke, das Dienstleistungsportal) und “FFJDA” (die offizielle Institution) verwechseln. Im Extranet coexistieren beide Begriffe. France Judo ist die Schaufenster, die FFJDA bleibt die juristische Struktur, die die Lizenzen und Prüfungen ausstellt.
- Die aktive Saison nicht aktualisieren. Zu Beginn der Sport-Saison wechselt das Extranet auf einen neuen Zeitraum. Wenn Sie bei der vorherigen Saison bleiben, erscheinen Ihre Eingaben nicht am richtigen Ort.
- Ein einziges Konto unter allen Verantwortlichen teilen. Bei versehentlichen Änderungen oder dem Löschen von Daten wird es unmöglich zu wissen, wer was gemacht hat. Personalisierte Zugänge schützen den Club.
Die von der Föderation auf der Startseite des Extranets bereitgestellten Video-Tutorials decken jedes Modul ab. Nehmen Sie sich die Zeit, sie zu konsultieren, bevor Sie den technischen Support Ihres Bezirksverbands anfordern. Die meisten Fragen von Anfängern finden dort innerhalb weniger Minuten eine Antwort.
Die anfängliche Konfiguration des Extranet Clubs dauert selten länger als einen Abend, wenn man einer logischen Reihenfolge folgt: Zugang sichern, Clubdaten vervollständigen, Rollen zuweisen und dann die Lizenzkampagne über moncompte.ffjudo starten. Ein gut konfiguriertes Extranet von Anfang an vereinfacht die gesamte Sportsaison, von den Wettkampfregistrierungen bis zu den Prüfungen.